A tecnologia a serviço da Facilitação Virtual
Para ajudar você e sua equipe a nesta jornada de transformação digital, selecionamos algumas das principais ferramentas digitais que facilitam o trabalho em home office e assim deixá-lo mais apto a conduzir uma Facilitação Virtual.
A pandemia fez com que de uma hora para outra profissionais de diversas áreas precisassem usar as ferramentas virtuais para trabalhar, fazer reuniões, dar aulas… São muitas mudanças em um curto período, mas existem muitas ferramentas para facilitar o trabalho virtual.
Selecionamos as principais para te ajudar neste momento de transformação. Com certeza elas serão úteis agora e também no pós pandemia, afinal estas tecnologias vieram pra ficar.
Muitas organizações já utilizavam algumas ferramentas para reuniões remotas, mas de forma esporádica. Com o Covid 19, o que era eventual se tornou padrão, ou seja, profissionais das mais variadas áreas, funções e níveis hierárquicos, tiveram que se adaptar a este “novo normal” onde a tecnologia é essencial para a realização do trabalho remoto em home office.
Adaptando-se ao novo normal
Algumas categorias, como os professores por exemplo, foram muito impactadas, tendo que se adaptar a uma realidade bem diferente do que estavam habituadas.
De uma hora para outra precisaram aprender a utilizar ferramentas online para conseguir ministrar suas aulas. Isso também está acontecendo com outras categorias profissionais que não tinham o hábito do trabalho remoto.
Para navegar neste novo contexto é necessário incluir na rotina algumas ferramentas essenciais como por exemplo os aplicativos para a realização de videoconferências, planner virtual para a organização do trabalho, recursos para trabalho remoto em equipe, serviços de armazenamento em nuvem, entre outros. Para facilitar esse processo, reunimos neste texto um kit de ferramentas digitais para auxiliar os profissionais que precisam se adaptar a esta nova realidade.
Agora para começar a trabalhar e fazer reuniões online é necessária uma infraestrutura básica com internet de qualidade, computador com câmera e microfone em funcionamento, e um bom fone de ouvido e se você só utilizava a internet para navegar na rede e mandar e-mail, agora vai perceber que aumentar a velocidade dos dados talvez seja uma boa opção neste momento, principalmente se precisar participar ou conduzir frequentemente reuniões com o uso de câmera e microfone.
Ferramentas de videoconferência que podem colaborar com seu trabalho remoto e na Facilitação Virtual
A necessidade de fazer home office ou de estudar a distância, mantendo contato com equipes de trabalho, colegas e professores, fez com que os apps para a realização de videoconferência registrassem um recorde de downloads.
O app Zoom, por exemplo, foi o mais baixado desde o início da pandemia, mas outros aplicativos também aparecem no topo como o Google Meet, Google Classroom e o Microsoft Teams.
Conheça mais sobre estas ferramentas que podem ser baixadas no seu computador e também no mobile através da Apple Store (para IOS – sistema utilizado no IPhone) e na Play Store (android – sistema utilizado na maioria das marcas de celulares) e poderão ajudar também na Facilitação Virtual.
Zoom
Zoom é o aplicativo de videoconferência mais baixado para o home office atualmente. Ele permite a participação de até 100 pessoas em uma reunião em tempo real, por outro lado na modalidade gratuita é possível fazer chamadas de até 40 minutos, somente
Para usar um tempo além dos 40 minutos é preciso adquirir um plano pago que custa cerca de 15 dólares por mês e possibilita a participação de até 500 pessoas, com a possibilidade de 10 mil espectadores no modo webinar. Para acessar, a pessoa precisa baixar o aplicativo, tanto no desktop quanto no smartphone. O aplicativo está entre os tops charts da Play Store, além disso está conta com a nota 4 (na escala de 0 a 5).
https://zoom.us/support/download
Microsoft Teams
Microsoft Teams é uma plataforma que possibilita conversas via vídeo ou chats e armazenamento de arquivos com o objetivo de gerar engajamento entre funcionários de uma mesma equipe ou de um projeto. O app é muito utilizado para realizações de trabalhos em equipe, permitindo a edição de textos e outros programas da Microsoft.
A desvantagem do aplicativo é que requer do usuário a compra do pacote Office 365, mas fornece o uso de teste gratuito para quem quiser explorar a ferramenta. O Teams permite também o acesso por meio de links, não necessitando baixar quando a pessoa está no desktop. O custo básico da assinatura do pacote é em torno de R$ 40,00.
https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/microsoft-teams/download-app
Google Classroom
Aplicativo gratuito com foco em educação, foi criado com a proposta de economizar tempo e diminuir o uso do papel. Na quarentena, a plataforma está possibilitando a conexão entre alunos e professores, facilitando o aprendizado a distância. Com o uso do app, escolas estão tornando as suas salas de aula virtuais. Os recursos permitem a troca de informações entre colegas e que os instrutores compartilhem documentos e passem lições de casa com facilidade.
https://classroom.google.com/u/0/h
Google Meet
Qualquer pessoa com uma Conta do Google pode criar uma reunião on-line com até 100 participantes com duração de até 60 minutos (até 24 horas por reunião até 30 de setembro de 2020). Empresas, escolas e outras organizações, por exemplo, podem aproveitar os recursos premium, que são pagos, incluindo reuniões com até 250 participantes internos ou externos e transmissão ao vivo para até 100.000 espectadores em um domínio.
https://gsuite.google.com.br/intl/pt-BR/products/meet/
Ferramentas de Colaboração e Organização
Além dos apps para a realização das reuniões online, o trabalho em home office pode utilizar outras ferramentas virtuais que facilitam a realização do trabalho em equipe, como por exemplo os apps Mural, Trello e Planner.
Mural
MURAL é uma plataforma que permite que equipes inovadoras pensem e colaborem visualmente para resolver problemas importantes. Da mesma forma as pessoas se beneficiam da velocidade e facilidade de uso do MURAL na criação de diagramas, populares no design thinking e nas metodologias ágeis, além de ferramentas para facilitar reuniões e workshops mais impactantes.
https://www.microsoft.com/pt-br/p/mural-for-windows/9nblggh6ctfs?activetab=pivot:overviewtab
Miro
Miro é uma plataforma de quadro colaborativo on-line que possibilita às equipes remotas trabalharem em conjunto, desde o brainstorming com notas adesivas digitais até o planejamento e o gerenciamento de fluxos de trabalho, contudo ele fornece funcionalidade básica para smartphones Android e um aplicativo completo para tablets.
Usando esses aplicativos móveis, você pode digitalizar facilmente notas autoadesivas e adicioná-las a um quadro branco on-line, convidar sua equipe a colaborar como em um quadro branco físico, fazer upload de imagens, documentos, planilhas e muito mais em uma tela infinita.
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.realtimeboard&hl=pt_BR
Trello
Outra ferramenta muito utilizada para a organização das equipes é o Trello, um sistema de quadro virtual para gerenciamento de tarefas que segue o método “kanban”. Além disso permite a criação de diversos quadros, onde é possível criar várias colunas e adicionar em cada uma delas os “cards”, que são as tarefas. Em cada um dos cards, podemos adicionar informações diversas.
O app também permite a inclusão de recados, uma listinha “to-do” para listar e ainda marcar subtarefas, adicionar prazos e datas-limite, entre outras funções interessantes. O Trello permite convidar outros membros para visualizar e depois disso, editarem seu quadro de tarefas juntos.
Você pode usar o Trello de forma gratuita, no entanto para usar funções extras, tais como a integração com o Google Apps, exportação dos dados de todos os quadros criados, entre outros serviços, será necessária a versão Premium.
https://trello.com/pt-BR/platforms
Planner Digital
O planner é uma agenda com mais funcionalidades, um método de planejamento e de organização que possibilita unir diversas tarefas em um só lugar. Certamente, ajudará você e sua equipe a criar novos planos, organizar, atribuir tarefas, compartilhar arquivos, conversar sobre o trabalho e obter atualizações sobre o andamento.
Diferentemente da agenda, em que você coloca as suas tarefas diárias, no Planner você ainda visualiza as tarefas e desejos por semana, mês, semestre e até ano, mas também existem opções de planners digitais por meio de uso de aplicativos, como Google Agenda, Trello, Microsoft, entre outros.
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.planner&hl=pt_BR
Existem muitas opções no mercado digital para facilitar o trabalho em home office, mas se você faz parte de uma empresa pode solicitar a ajuda de um profissional de TI para te ajudar na escolha, instalação e utilização destes aplicativos.
Agora, se você precisa se virar sozinho, então a dica é buscar tutoriais no YouTube, que dão excelentes dicas de uso, ou ainda cursos focados em facilitação virtual, pois neste momento o protagonismo e flexibilidade são essenciais para conseguir dar conta de tanta informação e transformação. Sua atitude faz toda a diferença!
Conteúdo – Academia Virtual de Facilitação
